In onze ondernemingsrechtpraktijk zien wij dat de oproeping van de algemene vergadering regelmatig misgaat, vaak zonder dat de betrokkenen zich hiervan bewust zijn. Onjuistheden in de oproepingsbrief kunnen grote en vervelende gevolgen hebben. Zo kan een besluit van de aandeelhouders genomen tijdens een algemene vergadering nietig (niet bestaand) of vernietigbaar zijn (door de rechter onwettig worden verklaard). Het is daarom zeer belangrijk dat de bijeenroeping van de vergaderingen op de juiste wijze plaatsvindt.

In deze blog zal ik de meest gestelde vragen over het oproepen (ook wel: bijeenroepen of uitnodigen) van algemene vergaderingen beantwoorden. Zoals: wie kan een algemene vergadering bijeenroepen? Welke termijn moet in acht worden genomen? Kan de uitnodiging ook digitaal (per e-mail) worden verzonden? Ten slotte stel ik een voorbeeld van de oproepingsbrief ter beschikking.

Wat is de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA)?

Van de algemene vergadering van aandeelhouders (ook wel: AVA of algemene vergadering) wordt wel gezegd dat zij het ‘hoogste orgaan’ is van de besloten vennootschap. Daarmee wordt bedoeld dat de algemene vergadering over de belangrijkste macht binnen de BV beschikt.

Tenminste éénmaal per jaar vindt er een algemene vergadering plaats (ook wel: de jaarvergadering, en in het Engels de ‘annual meeting of shareholders’). In deze jaarvergadering wordt door de aandeelhouders besloten over (onder meer) de vaststelling van de jaarrekening. Maar er kunnen ook incidenteel (buitengewone) vergaderingen  (in het Engels de ‘extraordinary meeting of shareholders’) plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat de omstandigheden een beslissing van de aandeelhouders vereisen (zoals de benoeming/ontslag van een bestuurder).

Belangrijke aandeelhoudersbesluiten zijn onder meer: benoeming, schorsing en ontslag van bestuurders en commissarissen, verlenen van instructies aan het bestuur, goedkeuring van bestuursbesluiten, vaststellen van de jaarrekening, wijzigen van de statuten, uitgifte van aandelen, kapitaalsvermindering en herstructurering (zoals fusie en splitsing).

Wie kan de vergadering oproepen?

Het bestuur en (als die er is) de raad van commissarissen (RVC) zijn in ieder geval bevoegd om een algemene vergadering bijeen te roepen. Een individuele bestuurder of commissaris is dat niet. Het bestuur of de RvC moet zodoende in gezamenlijkheid hebben besloten tot de oproeping.

Alternatieven zijn mogelijk. In de statuten van de BV kunnen uitzonderingen worden gemaakt. Bijvoorbeeld door op te nemen dat 1 of meerdere aandeelhouders en/of bestuurders zelfstandig (zonder medewerking van het bestuur) een algemene vergadering kunnen oproepen. Dit kan wenselijk zijn, bijvoorbeeld voor de meerderheidsaandeelhouder die – zonder medewerking van het bestuur – te allen tijde over het ontslag van een zittende bestuurder wil kunnen beslissen.

Kunnen aandeelhouder(s) om een algemene vergadering verzoeken?

Het initiatief voor het houden / oproepen van de algemene vergadering ligt dus bij bestuur. Maar aandeelhouders van de BV die tenminste 1% van het geplaatste kapitaal (lees: >1% van alle aandelen) vertegenwoordigen, kunnen het bestuur schriftelijk (waaronder per e-mail) verzoeken om een algemene vergadering te houden / op te roepen onder opgave van de te behandelen onderwerpen.

Deze vergadering moet binnen 4 weken na het verzoek van de aandeelhouder(s) worden gehouden. Het bestuur mag het verzoek uitsluitend weigeren als een ‘zwaarwichtig belang’ van de BV zich daartegen verzet. Als het bestuur geen medewerking verleent of het verzoek weigert, dan kunnen de aandeelhouders de rechter verzoeken een machtiging te verlenen om de algemene vergadering op te roepen.

Hoe moet een algemene vergadering bijeen worden geroepen?

De oproeping van de algemene vergadering vindt plaats door een schriftelijke kennisgeving (de oproepingsbrief) te sturen aan de aandeelhouders en eventuele vergadergerechtigden (zoals sommige certificaat- of pandhouders). De oproepingsbrief wordt gericht aan de adressen van de aandeelhouders zoals opgenomen in het aandeelhoudersregister dat in handen is (of zou moeten zijn) van het bestuur.

Kan de oproeping ook digitaal (per e-mail) worden verzonden?

Het oproepen via de adressen in het aandeelhoudersregister loopt met enige regelmatigheid spaak, omdat het aandeelhoudersregister verouderd is (adreswijzigingen zijn niet ingeschreven), het register verloren is geraakt en/of degene die wenst op te roepen (bijv. een individuele aandeelhouder) niet over het register beschikt.

De aandeelhouder kan daarom ook een ander (elektronisch) adres (e-mail) opgeven aan het bestuur dat voor de oproeping kan worden gebruikt. Daarnaast worden in aandeelhoudersovereenkomsten regelmatig afspraken gemaakt over de wijze van communicatie met de aandeelhouders.

Moeten bestuurders en commissarissen worden uitgenodigd voor de algemene vergadering?

Het is zeer verstandig om, naast de aandeelhouders, ook alle bestuurders en commissarissen uit te nodigen voor de algemene vergadering. Tijdens de algemene vergadering hebben deze bestuurders en commissarissen namelijk een raadgevende stem. Dat betekent dat zij de algemene vergadering mogen adviseren voordat de stemming door de aandeelhouders plaatsvindt.

Welke onderwerpen moeten bij de oproeping worden vermeld?

De oproepingsbrief voorziet in de agenda, dus welke onderwerpen tijdens de vergadering zullen worden behandeld (en eventueel: ter stemming worden gebracht), maar dit is niet verplicht. Bij de oproeping kan worden aangegeven dat de (volledige) agenda ter inzage ligt op het kantoor van de BV. Het doel van de agenda is om de aandeelhouders in de gelegenheid te stellen zich desgewenst voor te bereiden en/of te besluiten om wel/niet aanwezig te zijn.

Bij de agenda wordt meestal een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de onderwerpen die ter bespreking en/of kennisgeving aan de aandeelhouders worden voorgelegd (bijvoorbeeld een toelichting door het bestuur op bedrijfs- en marktontwikkelingen) en anderzijds de onderwerpen die ter stemming van de aandeelhouders worden gebracht (bijvoorbeeld het besluit tot vaststelling van de jaarrekening).

Staat de schorsing en/of het ontslag van een bestuurder op de agenda? Dan moet de betreffende bestuurder in de gelegenheid zijn gesteld (voorafgaande aan of tijdens de vergadering) om te worden gehoord over de beoogde schorsing of ontslag.

Kunnen aandeelhouders onderwerpen op de agenda plaatsen?

De aandeelhouders van de BV die tenminste 1% van het geplaatste kapitaal (lees: >1% van alle aandelen) vertegenwoordigen beschikken over een agenderingsrecht. Zij kunnen het bestuur schriftelijk verzoeken een onderwerp op te nemen in de agenda voor de eerstvolgende aandeelhoudersvergadering. Het verzoek moet uiterlijk de 30^ste dag voor die van de algemene vergadering door het bestuur zijn ontvangen.

Waar kan de algemene vergadering plaatsvinden?

 De algemene vergadering moet plaatsvinden op de locatie zoals in de statuten beschreven. Dat is meestal de statutaire vestigingsplaats, (de gemeente) van de BV. Binnen deze gemeente kan worden gekozen voor een andere locatie dan het gebruikelijke kantoor. Bijvoorbeeld een vergaderzaal of een lokaal advocatenkantoor.

Wanneer kan de algemene vergadering plaatsvinden?

De oproeper moet rekening houden met de wettelijke oproepingstermijn. Tussen de oproepingsbrief en de algemene vergadering moeten tenminste 7 hele dagen liggen. Ter illustratie: als er op maandag de 1^ste wordt opgeroepen, dan kan de vergadering niet eerder dan op woensdag de 8^ste plaatsvinden.

Is de oproeping voor een algemene vergadering verplicht?

Ja, als de algemene vergadering op de traditionele wijze plaatsvindt door het uitnodigen van de aandeelhouders voor een (fysieke) vergadering. Maar het kan anders. Als alle aandeelhouders daarmee instemmen kan worden afgeweken van de formele voorschriften (zoals de plaats, de vermelding van de agenda en de oproepingstermijn). Besluiten kunnen desgewenst ook ‘buiten vergadering’ worden genomen, bijvoorbeeld door schriftelijke vastlegging in een aandeelhoudersbesluit. De bestuurders en commissarissen moeten dan wel in de gelegenheid zijn gesteld om advies te geven (de raadgevende stem).

Wat als de oproeping niet op de juiste wijze heeft plaatsgevonden?

Een verkeerde oproeping van een algemene vergadering kan vervelende en verregaande gevolgen hebben voor de besluitvorming van de aandeelhouders. Voorbeelden van een incorrecte oproeping die ik in mijn praktijk ben tegengekomen zijn:

1. De oproeping door een daartoe onbevoegde aandeelhouder;
2. Een oproeping aan een verouderd (niet meer in gebruik) adres;
3. Een oproeping met een te korte oproepingstermijn van 5 dagen;
4. Het niet vermelden van de agenda;
5. De keuze voor een vergaderlocatie in een andere gemeente;
6. Het niet uitnodigen van de bestuursleden.

Als de oproeping niet aan de juiste formaliteiten voldoet, dan kan de conclusie zijn dat de algemene vergadering onbevoegdelijk bijeen is geroepen of dat er over de geagendeerde onderwerpen niet kan worden besloten. Er kleven dan gebreken aan de totstandkoming van de besluiten. De aandeelhoudersbesluiten kunnen dan nietig of vernietigbaar zijn. De vernietiging kan alleen worden uitgesproken door een rechter, dit kun je dus niet zelf zonder advocaat bereiken.

Wil je een besluit aanvechten? Hou dan rekening met de vervaltermijn. De bevoegdheid om een besluit door een rechter te laten vernietigen vervalt na 1 jaar!

Conclusie: aan welke voorwaarden moet de oproepingsbrief voldoen?

Na het lezen van deze blog weet je dat de oproeping voor de algemene vergadering (A) wordt verstuurd door het bestuur of de raad van commissarissen, (B) aan alle aandeelhouders en vergadergerechtigden, en (C) (ten minste) zal moeten vermelden:

1. De plaats (locatie) waar de algemene vergadering wordt gehouden;
2. De dag en het tijdstip van de algemene vergadering;
3. De (vindplaats van de) te behandelen onderwerpen (de agenda).

Inspiratie nodig? Kijk dan eens naar ons voorbeeld/model voor de oproepingsbrief. Op onze website zijn ook andere modellen gepubliceerd, zoals een template voor een aandeelhoudersovereenkomst of bestuursbesluit.

Tot slot

Meer weten?

Heb je na het lezen van deze blog of na het bekijken van ons template voor de oproepingsbrief nog vragen over het bijeenroepen van algemene vergaderingen? Of wil je meer weten over aandeelhouders, bestuurders en commissarissen? Neem dan een kijkje op onze website www.penrose.law of neem contact met mij op via t.schutte@penrose.law (tel: 020-2400710).