De agenda voor de aandeelhoudersvergadering (AVA)

Een AVA kan door het bestuur of de raad van commissarissen door oproepingsbrieven bijeen worden geroepen. In deze oproepingsbrieven zullen de te behandelen onderwerpen (de agenda), de plaats en het tijdstip van de AVA moeten worden vermeld. Het bestuur is daarmee ook bevoegd om de te behandelen onderwerpen te kiezen en op de agenda van de AVA te plaatsen. Het agenderingsrecht ligt dus primair bij het bestuur.

Het doel van deze agenda voor de AVA is om de aandeelhoudershouders vooraf te informeren over de voor hun relevante onderwerpen. Zij kunnen dan beoordelen of het in hun belang is bij de betreffende vergadering aanwezig te zijn en/of in de vergadering te stemmen.

De onderwerpen op de agenda

Als aandeelhouder hoef je voor de AVA plaatsvindt niet stil te zitten. Aandeelhouders kunnen het bestuur namelijk schriftelijk verzoeken een onderwerp op te nemen in de agenda voor de eerstvolgende aandeelhoudersvergadering. Deze bevoegdheid wordt aangeduid als het agenderingsrecht voor de aandeelhouders.

Het agenderingsrecht kan worden uitgeoefend als:
1. de aandeelhouder(s) ten minste 1% (voor de B.V.) of 3% (voor de N.V.) van het kapitaal vertegenwoordigen; en
2. het verzoek uiterlijk de 30ste dag (voor de B.V.) of 60ste dag (voor de N.V.) voor de AVA door de vennootschap wordt ontvangen,

Het agenderingsrecht komt -naast de aandeelhouders- ook toe aan bepaalde certificaathouders, namelijk de houders van bewilligde certificaten. Dat zijn certificaten die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven. In de praktijk gebeurt dit meestal door een stichting administratiekantoor (STAK).

Het bestuur kan het verzoek slechts beperkt weigeren

Het bestuur is in beginsel verplicht om een tijdig voorgedragen onderwerp op de agenda te plaatsen. Het bestuur kan het verzoek van de aandeelhouders alleen weigeren wanneer het verzoek in strijd is met zwaarwichtige belangen van de vennootschap. Daarvan kan sprake zijn indien het bestuur verwacht dat de onderwerpen de vergaderorde ernstig zullen verstoren.

De aandeelhouder heeft daarentegen niet het recht om de volgorde van de te behandelen onderwerp te sturen. Dat is en blijft een aangelegenheid van het bestuur.

Tijdens de aandeelhoudersvergadering

In de aandeelhoudersvergadering zal de aandeelhouder haar visie over het geagendeerde onderwerp kunnen bespreken met haar medeaandeelhouders en het aanwezige bestuur (en de raad van commissarissen). Daarnaast kan de aandeelhouder aan het bestuur en/of de raad van commissarissen vragen stellen of informatie over het onderwerp opvragen.

Het onderwerp in stemming brengen

Een aandeelhouder kan het inhoudelijk oneens zijn met de strategie, het beleid of de koers van de vennootschap. Geeft het agenderingsrecht de aandeelhouder dan een bevoegdheid om het onderwerp ter stemming in de agenda op te nemen? Bijvoorbeeld om een duidelijk (negatief of positief) signaal af te geven aan het bestuur en de raad van commissarissen?

Deze vraag is onlangs beantwoord door de Hoge Raad in een geschil tussen de beursgenoteerde onderneming Fugro en haar aandeelhouder Boskalis. Aandeelhouder Boskalis had bezwaren tegen een beschermingsconstructie van Fugro. Boskalis wenste daarom dat de beëindiging van de beschermingsconstructie als onderwerp ter stemming zou worden geagendeerd in de AVA. Het bestuur van Fugro weigerde dit, maar was wel bereid om het onderwerp in de AVA te bespreken. Boskalis nam met dit voorstel geen genoegen en startte een gerechtelijke procedure.

Conclusie van de Hoge Raad

Volgens de Hoge Raad is het bepalen van het beleid en de strategie in beginsel een aangelegenheid van het bestuur. Het bestuur is niet verplicht om de AVA over deze bestuursaangelegenheden te consulteren.

Het agenderingsrecht geeft de aandeelhouders daarom niet de bevoegdheid om onderwerpen – waarover het bestuur exclusief beslist – ter stemming op te nemen in de agenda van de AVA. Ook niet als de stemming wordt gezien als een informele stemming, een aanbeveling, een motie of peiling.

Let wel, deze regel is niet van toepassing op besluiten die volgens de wet en/of de statuten – niet door het bestuur – maar door de algemene vergadering genomen worden. Bijvoorbeeld het besluit tot het wijzigen van de statuten, de ontbinding van de vennootschap of (indien deze bevoegdheid bij algemene vergadering ligt) de benoeming of ontslag van bestuursleden. Deze besluiten kunnen wel ter stemming worden opgenomen.

Wat te doen?

Stel dat een aandeelhouder over een specifiek onderwerp wenst te stemmen in de AVA. Het bestuur weigert dit onderwerp in de AVA ter stemming te brengen. Staat de aandeelhouder dan met lege handen? Nee dat hoeft niet, omdat er in de praktijk alternatieven zijn. Waaronder:

• De aandeelhouder verzoekt het ontslag van de bestuurder(s) of commissaris(sen) die betrokken zijn bij het specifieke onderwerp te agenderen. Omdat het ontslag van bestuurders of commissarissen een aangelegenheid is van de AVA, kan dit onderwerp in de AVA worden besproken en daarover worden gestemd. Op deze wijze kan (weliswaar indirect) over de strategie en het beleid van de vennootschap een signaal worden afgegeven;
• In de statuten kan worden opgenomen dat het bestuur voor bepaalde bestuursbesluiten verplicht is de voorafgaande goedkeuring van de aandeelhoudersvergadering te krijgen (een zogenaamde laundry list). In de statuten van de vennootschap kan eveneens worden opgenomen dat het bestuur gehouden is de aanwijzingen van de algemene vergadering op te volgen (een instructiebevoegdheid). Voor de naamloze vennootschap zijn deze aanwijzingen beperkt tot de algemene lijnen van het te voeren beleid;
• De aandeelhouders en de vennootschap kunnen een aandeelhoudersovereenkomst sluiten waarin zij afspreken dat de aandeelhouders de bevoegdheid hebben om bepaalde bestuursbesluiten goed te keuren, dwingend te adviseren en/of een raadgevende stem uit te brengen;
• In geval van onenigheid tussen het bestuur en een aandeelhouder kan de aandeelhouder onder omstandigheden bij de Ondernemingskamer te Amsterdam een onderzoek vragen naar de gang van zaken het beleid van de onderneming (de enquêteprocedure).

Ben je aandeelhouder of bestuurder en dreigt een intern conflict? Neem dan gerust contact met mij op. Ik bespreek de mogelijkheden en beschikbare maatregelen graag.