Wat is een bestuursbesluit?

Een bestuursbesluit is een besluit van het statutaire bestuur van de besloten vennootschap (BV). Het bestuur bestaat uit personen die bij oprichting van de BV als bestuurder zijn benoemd, of na oprichting zijn benoemd door (meestal) de algemene vergadering van aandeelhouders. Een besluit van dit orgaan (en dus niet een beslissing van enkelen van dit orgaan) is een bestuursbesluit. Deze beslissing wordt meestal genomen in een fysieke bestuursvergadering, maar dit hoeft niet. Soms vindt overleg tussen bestuurders ook telefonisch of via videoverbindingen plaats.

Waarom een bestuursbesluit?

Bestuurders dragen een collectieve verantwoordelijkheid voor het besturen van de vennootschap. Om het doel van de BV te verwezenlijken ontwikkelt het bestuur doorgaans een strategie. Door het nemen van bestuursbesluiten zet het bestuur de strategie om in concrete acties (bijvoorbeeld: “we gaan onze activiteiten in België uitbreiden”). Als een bestuurder niet handelt in overeenstemming met de besluitvorming, dan kan de betreffende bestuurder geconfronteerd worden met een discussie over zijn persoonlijke aansprakelijkheid voor de gevolgen van zijn handelen.

Wanneer is een bestuursbesluit verplicht?

In de wet wordt een besluit van het bestuur slechts op enkele plaatsen (indirect) voorgeschreven. Bijvoorbeeld de besluiten die door de raad van commissarissen moeten worden goedgekeurd of de besluiten waarvoor het advies of de instemming van ondernemingsraad (OR) wordt voorgeschreven. Ook de statuten, bestuursreglementen, gedragscodes en marktgebruiken kunnen voorschrijven dat een besluit wordt vereist. In ieder geval geldt: better safe than sorry. Heeft een bepaalde beslissing belangrijke (materiële) gevolgen voor de onderneming, dan is het raadzaam dat de bestuurders hierover vergaderen, hun stem uitbrengen, en de uiteindelijke beslissing in notulen laten vastleggen.

Hoe komt het bestuursbesluit tot stand?

De wet en de statuten stellen eisen aan de totstandkoming van bestuursbesluiten. Voor sommige onderwerpen wordt de betrokkenheid van de algemene vergadering (AvA), de ondernemingsraad (OR) of de raad van commissarissen (RvC) voorgeschreven. Een besluit moet redelijk en billijk zijn en dient tot stand te komen als “vrucht van onderling overleg”. Dat betekent dat er geen bestuurders van de vergadering mogen worden buitengesloten. Dit ligt anders voor bestuurders die een persoonlijk tegenstrijdig belang hebben bij het onderwerp. Zij mogen ten aanzien van dit onderwerp niet deelnemen aan de vergadering en daarin stemmen. In de bestuursvergadering beschikt, tenzij de statuten anders bepalen, iedere bestuurder over één stem. Worden deze voorschriften niet nageleefd, dan komt het besluit wellicht niet tot stand of kan het besluit later worden vernietigd.

Is het verplicht om notulen op te maken van de bestuursvergadering?

Het is (tenzij statuten anders bepalen) niet verplicht om te notuleren. In de praktijk worden (belangrijke) bestuursbesluiten regelmatig schriftelijk vastgelegd in notulen of een schriftelijk besluit. Notulen worden met name opgesteld om de genomen besluiten te administreren en misverstanden en/of onduidelijkheden te voorkomen. Goede notulen/besluiten beschrijven ten minste wie de notulen heeft opgemaakt, de datum van de vergadering, welke bestuurders ter vergadering aanwezig waren, de wijze van stemuitbrenging (waaronder een eventuele onthouding en/of tegenstem), de verkrijging van goedkeuring en/of instemming van een ander orgaan en ten slotte de aangenomen onderwerpen. Inspiratie nodig voor een voorbeeld bestuursbesluit? Zie ons model bestuursbesluit.

Kan een besluit door de rechter worden vernietigd of getoetst?

Besluiten kunnen ingrijpende gevolgen hebben voor de onderneming en de daarbij betrokken personen. Denk bijvoorbeeld aan het besluit om voortaan alle arbeidskrachten als ZZP’ers werkzaam te laten zijn. De wetgever eist daarom dat besluiten op een zorgvuldige wijze en na afweging van de betrokken belangen tot stand moeten komen. Een besluit dat niet op de juiste wijze tot stand is gekomen kan nietig of vernietigbaar zijn. Daarnaast kunnen besluiten worden getoetst door de Ondernemingskamer. Wat is het verschil?

Een besluit dat in strijd met de wet of de statuten is genomen is nietig. Een nietig besluit bestaat niet of is, zoals juristen dat noemen, non-existent. Er is geen besluit. Omdat er geen besluit is kan er ook geen uitvoering aan het besluit worden gegeven, noch kan de uitvoering van dit besluit worden afgedwongen. Een besluit is bijvoorbeeld nietig indien het is genomen zonder de vereiste meerderheid van stemmen.

Een besluit dat niet op de juiste wijze tot stand is gekomen kan door een rechter worden vernietigd. Een belanghebbende, maar ook het bestuur, kan de rechter vragen een bepaald besluit te vernietigen. Het besluit is geldig totdat het door een rechterlijk oordeel is vernietigd. Een belanghebbende kan dus niet zelf de vernietiging uitspreken. Indien je een besluit wenst te vernietigen, dan is enige spoed geboden omdat dit recht na een jaar vervalt. Een besluit is bijvoorbeeld vernietigbaar indien het besluit is genomen in strijd met een bestuursreglement.

Zijn er redenen om te twijfelen of het bestuur op de juiste wijze (heeft) gehandeld? Is het wenselijk om een onafhankelijke derde het gedrag van bestuurders te laten onderzoeken? Voor dit soort gevallen bestaat er de zogenaamde enquêteprocedure bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof in Amsterdam. Tijdens de enquête kunnen de besluiten van het bestuur door rapporteurs onder de loep worden genomen. Als de conclusie van het onderzoek luidt dat er sprake is van wanbeleid, dan kan de Ondernemingskamer beslissen dat bepaalde bestuursbesluiten moeten worden opgeschort of zelfs vernietigbaar zijn.

Checklist voor een besluit bestuur BV

Zoals je na het lezen van deze blog weet, dien je als bestuurder van de BV zorgvuldig om te gaan met de besluitvorming. Ben je voornemens over een bepaald onderwerp een bestuursbesluit te nemen? Download dan onze praktische Handleiding en hou de volgende checklist bij de hand:

1. Wie zijn de bestuurders van de BV en zijn deze betrokken bij de totstandkoming van het besluit?
2. Is het besluit onderworpen aan de (voorafgaande) goedkeuring van een ander orgaan (AvA of RvC) van de BV?
3. Zijn er bestuurders met een (direct of indirect) tegenstrijdig belang? Zo ja, hoe wordt hiermee omgegaan?
4. Heeft het bestuur instructies ontvangen van een ander orgaan (AvA or RvC) in afwijking van het voorgenomen besluit? Zo ja, hoe wordt hiermee omgegaan?
5. Heeft de OR een adviesrecht of instemmingsrecht ten aanzien van het besluit?
6. Zijn alle relevante belangen afwogen? Is het besluit redelijk en in het belang van de BV?
7. Notuleer het besluit, de wijze waarop het tot stand is gekomen en hoe met de punten A tot en met F hierboven is omgegaan.

Penrose helpt je graag. Daarom is op de website van Penrose een model bestuursbesluit beschikbaar gesteld dat hier te vinden is. Wil je meer informatie omtrent het nemen van besluiten? Of heb je vragen over ons model? Neem dan contact op met ondernemingsrecht advocaat Thomas Schutte (t.schutte@penrsose.law).

Penrose advocatenkantoor, Amsterdam.

Anderen zochten ook naar: