Openstaande debiteuren en oplopende betalingstermijnen

Waarschijnlijk heeft iedere ondernemer er van tijd tot tijd last van, en zeker in crisistijd: gefactureerde bedragen die niet of niet volledig worden voldaan binnen de geldende betalingstermijn. Het uitblijven van een betaling door een handelsdebiteur kan echter vergaande gevolgen hebben voor de crediteur en zijn onderneming. Dit geldt zeker als het gaat om meerdere en/of hoge geldbedragen die openstaan. Er zijn verschillende manieren om betaling te bevorderen en zelfs af te dwingen.

Betalingsregeling

Zodra een debiteur te laat is met betalen is ons advies om de debiteur vriendelijk schriftelijk te herinneren aan de openstaande factuur. Mocht de betaling nog steeds uitblijven, bel de debiteur dan op om de betaling onder de aandacht te brengen. Dit geeft meteen de mogelijkheid om eventuele misverstanden uit de wereld te helpen.

Als de debiteur aangeeft dat betaling op dat moment lastig wordt (maar wel wil betalen), maak dan afspraken over de betaling. Het maken van onderlinge afspraken over afbetaling van een openstaande schuld heeft doorgaans de voorkeur, zeker als partijen in de toekomst nog zaken met elkaar willen doen. Leg de gemaakte betalingsafspraken wel vast op schrift. Dit kan eenvoudig in een bevestigende e-mail.

Maar gaat het om een groot bedrag en wil je zeker weten dat je later niet alsnog naar de rechter moet? Dan kan het zinvol zijn om de gemaakte betalingsafspraken vast te laten leggen in notariële akte. Deze akte heeft voor tenuitvoerlegging dezelfde kracht als een vonnis van de rechter. Mocht de schuldenaar zich niet aan de betalingsregeling houden, dan kan de schuldeiser de vordering direct executeren zonder dat daar eerst een gerechtelijk vonnis voor nodig is

Juridische aspecten: de ingebrekestelling / aanmaning

Wat als het niet lukt om afspraken te maken of als de gemaakte afspraken niet worden nagekomen?

Dan is het tijd om een aanmaning (een sommatie) te versturen aan de debiteur. Dit is een laatste formele mededeling aan de debiteur waarin hij wordt gesommeerd om (binnen een specifieke termijn) over te gaan tot betaling. Het versturen van een aanmaning is niet altijd verplicht, omdat verzuim strikt genomen intreedt bij het verstrijken van een afgesproken termijn. Wel is het gebruikelijk om een ingebrekestelling te versturen en, zoals hierna zal blijken, is dit ook proces-technisch aan te bevelen.

Wat moet er allemaal in een aanmaningsbrief?

Benoem allereerst duidelijk wat er precies moet worden betaald en binnen welke (redelijke) termijn. Voeg eventueel een kopie van de onbetaalde factuur en het onderliggende contract bij.

Benoem ook wat er gebeurt als de debiteur na het verstrijken van de genoemde termijn nog niet betaalt. Kondig aan (i) dat je in dat geval gedwongen bent juridische maatregelen te treffen, (ii) dat je aanspraak maakt op wettelijke handelsrente en (iii) dat de incassokosten voor rekening komen van de debiteur.

Doe het aanmanen schriftelijk (een aangetekende brief voorkomt discussies achteraf, maar dit mag ook per e-mail), zodat er bewijs is. Dit is ook van belang voor de wettelijke klachtplicht en het eventueel stuiten van verjaring.

Procederen en andere juridische maatregelen

Als ook de aanmaning geen soelaas biedt, dan is de debiteur in ieder geval in gebreke (en in verzuim) en dan is een formele route onvermijdelijk. In dat geval is het van belang de meest geschikte route te kiezen voor het innen van uw vordering(en).

Incassoprocedure bij de rechtbank

De gewone incassoprocedure bij de rechtbank kan worden gestart met een dagvaarding. Een dagvaarding wordt door een deurwaarder betekend. In een dagvaarding licht de crediteur toe dat en wat de debiteur nog moet betalen en vraagt hij de rechter om de debiteur te veroordelen tot betaling van de schuld.

Nadat de crediteur de gelegenheid krijgt schriftelijk te reageren op de dagvaarding, kan de rechter een zitting bepalen, waarbij partijen samenkomen. Partijen kunnen hun standpunt dan verder toelichten en de rechter zal onderzoeken of een schikking alsnog mogelijk is. Als partijen niet tot een schikking komen, doet de rechter uitspraak.

Incassoprocedure bij de kantonrechter

Is de vordering lager dan EUR 25.000, dan behandelt de kantonrechter de zaak en is een advocaat niet verplicht. Een dergelijke procedure, zowel bij de kantonrechter (steeds termijnen van vier weken) als bij de civiele rechter (steeds termijnen van zes weken), duurt opgeteld doorgaans in ieder geval een aantal maanden totdat de rechtbank met een vonnis komt, waarbij uitstel, aanhouding van de uitspraak, maar ook de werkdruk en bezetting van de rechtbank in deze tijden nog niet zijn meegerekend. Ook dient men griffierecht te betalen, hetgeen op de schuldenaar kan worden verhaald als de vordering wordt toegewezen.

Vonnis

De uitspraak van de rechter wordt vastgelegd in een vonnis. Met een toewijzend vonnis kan de crediteur een executoriale titel verkrijgen, hetgeen betekent dat tenuitvoerlegging mogelijk is. Zo kan de deurwaarder met een grosse van het vonnis de betaling innen of indien nodig zelfs executoriaal beslag leggen op goederen van de debiteur.

Hoger beroep

Voor beide procedures geldt dat er (binnen 3 maanden na de uitspraak) hoger beroep mogelijk is, tenzij de vordering niet meer bedraagt dan EUR 1.750.

Incasso kortgeding in Amsterdam

Verder biedt de kantonrechter in Amsterdam specifiek de mogelijkheid om bij incassozaken extra snel te dagvaarden voor een uitspraak in kortgeding. Zo mag zonder voorafgaande toestemming tegen iedere maandag om 13:30 worden gedagvaard, waarbij de kortgeding rechter de vordering in principe meteen beoordeelt en kan toewijzen. Let op: voorwaarde voor deze manier van dagvaarden is dat er sprake is van een onbetwiste geldvordering en dat er bij de dagvaarding een behoorlijke specificatie van de vordering inclusief een overzicht van vervallen termijnen en betalingen wordt mee betekend door de deurwaarder.

Anders dan bij de gewone procedures vindt er bij deze kortgedingprocedure geen schriftelijke behandeling plaats. De kantonrechter doet meteen uitspraak. Die uitspraak is voorlopig, maar wel bindend. Mocht de debiteur de vordering alsnog betwisten, dan wordt het alsnog een rechtbankprocedure zoals hiervoor omschreven. Zonder betwisting kan de rechter de vordering echter meteen toewijzen, zodat de crediteur snel een vonnis heeft en tot tenuitvoerlegging kan overgaan.

Incassobureaus

Het inschakelen van een incassobureau kan nuttig zijn om druk uit te oefenen op de debiteur. Mocht er na aan aanmaning niet worden betaald, dan heeft een incassobureau echter geen bevoegdheden om betaling daadwerkelijk af te dwingen. Ook het incassobureau zal de vordering eerst moeten voorleggen aan de rechter zodat de vordering op basis van een vonnis kan worden geëxecuteerd.

Dit artikel maakt onderdeel uit van de blogserie van Penrose over 9 belangrijke corona-crisismaatregelen. Penrose is een advocatenkantoor in Amsterdam gespecialiseerd in onder andere contractenrecht en procesrecht. Kijk op onze website (www.penrose.law) voor meer informatie en neem vrijblijvend contact op met Lukas Witsenburg (l.witsenburg@penrose.law) of bel +31 20 2400710.

Advocatenkantoor Penrose, Amsterdam.