Navigeren door de storm: handreikingen voor reorganisaties
De wereld verandert snel en om de concurrentie voor te blijven, moeten ondernemingen wendbaar blijven. Om een onderneming door moeilijke tijden te loodsen of om haar te herpositioneren voor toekomstige groei, zijn reorganisaties soms onvermijdelijk.
Het proces van reorganisatie vergt een duidelijke visie, juridische nauwkeurigheid en heldere communicatie. In dit blog benoemen wij de belangrijkste spelregels voor reorganisaties. Penrose stelt daarnaast op verzoek een uitgewerkt stappenplan voor reorganisaties ter beschikking, zodat u als bestuurder of HR-functionaris goed beslagen ten ijs komt. Interesse? Neem dan contact met ons op via info@penrose.law.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Een goede voorbereiding is het halve werk. Daarbij is essentieel dat u zich vooraf goed laat adviseren over de geldende wet- en regelgeving op het gebied van het ontslagrecht; over de rol van de ondernemingsraad (OR), de vakbonden én het UWV.
Wij adviseren om te beginnen met een goed strategisch plan. Onderdeel van dat plan zijn de lange én kortetermijnvisie van de organisatie; een overzicht van de functies die zullen vervallen en de werknemers van wie afscheid moet worden genomen; een realistische kosteninschatting, een tijdsplanning en een duidelijk communicatieplan.
Houd daarbij rekening met het volgende:
Raadpleging vooraf
Als de onderneming een OR heeft, dan zal deze in de meeste gevallen om advies moeten worden gevraagd over de voorgenomen reorganisatie (een reorganisatie wordt al snel gezien als ‘belangrijk’ besluit waarover op grond van artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden vooraf advies moet worden gevraagd). Let op dat de adviesaanvraag schriftelijk en tijdig moet worden gedaan zodat de OR nog wezenlijke invloed kan uitoefenen.
Als er geen OR is maar wel minimaal 25 % van het personeel voor ontslag wordt voorgedragen, dan moet de personeelsvertegenwoordiging om advies worden gevraagd, of (bij afwezigheid van een personeelsvertegenwoordiging) een personeelsvergadering worden belegd waarbij het voorgenomen besluit tot reorganisatie aan alle werknemers wordt voorgelegd.
Als er sprake is van collectief ontslag (dat wil zeggen, als er minimaal 20 werknemers in één UWV gebied voor ontslag worden voorgedragen), dan zullen ook de vakbonden en het UWV vooraf moeten worden geïnformeerd.
Bepalen van de ontslagvolgorde
Er zijn strikte regels die bepalen welke werknemers voor ontslag mogen worden voorgedragen. Deze regels zijn uitgewerkt in de Uitvoeringsregels Ontslag, raadpleegbaar op de website van het UWV. In ons stappenplan voor reorganisaties hebben wij de hiervoor bedoelde regels voor u uitgewerkt en toegelicht.
Kort samengevat, komt het erop neer dat binnen de categorie uitwisselbare functies aan de hand van het afspiegelingsbeginsel moet worden vastgesteld wie voor ontslag moet worden voorgedragen.
Dit betekent dat éérst moet worden vastgesteld of de functie(s) die komt (of komen) te vervallen, uitwisselbaar is of zijn met andere functies. Functies zijn onderling ‘uitwisselbaar’ als deze over en weer vergelijkbaar zijn op inhoud, de voor de functie benodigde kennis, vaardigheden en competenties, het niveau, de beloning en de eventuele tijdelijkheid.
Binnen de categorie uitwisselbare functies moet de juiste ontslagvolgorde worden gehanteerd, waarbij eerst afscheid wordt genomen van externe medewerkers, met uitzondering van payrollwerknemers.
Pas als dit niet leidt tot de gewenste vermindering van het aantal arbeidsplaatsen, dan worden ook overige groepen werknemers betrokken. Wie voor ontslag moet worden voorgedragen, wordt bepaald aan de hand van het afspiegelingsbeginsel.
Het afspiegelingsbeginsel schrift voor dat het personeel in de categorie uitwisselbare functies wordt verdeeld over leeftijdsgroepen (15 tot 25; 25 tot 35; 35 tot 45; 45 tot 55; en 55 +), waarna de ontslagen evenwichtig over de verschillende leeftijdsgroepen worden verdeeld, zodat de leeftijdsopbouw van werknemers binnen de categorie uitwisselbare functies na de reorganisatie zoveel mogelijk gelijk blijft.
Als het aantal ontslagen per leeftijdsgroep is vastgesteld, worden achtereenvolgens de volgende groepen werknemers binnen de leeftijdsgroep voor ontslag voorgedragen:
- pensioengerechtigde werknemers;
- werknemers met een nul-urencontract; en
- werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, die afloopt binnen een halfjaar; en
- werknemers met tijdelijke arbeidsovereenkomsten die niet binnen het halfjaar aflopen en werknemers met arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd.
Binnen de laatste groep geld het beginsel ‘last in, first out’.
In sommige situaties is het afspiegelingsbeginsel niet van toepassing. Bijvoorbeeld als het bedrijf of een complete vestiging van het bedrijf sluit; als de vervallen functie ‘uniek’ is en dus maar door één persoon wordt vervuld; of als de gehele categorie uitwisselbare functies komt te vervallen.
Omdat zieke werknemers worden beschermd door het opzegverbod bij ziekte, blijven zij in beginsel buiten beschouwing. Dit is anders als de UWV ontslagaanvraag al was ingediend vóór de ziekmelding of als er sprake is van een bedrijfssluiting.
De uitvoering
Onderzoek of boventallige medewerkers kunnen worden herplaatst in een andere, passende functie. Als er geen passende functies voorhanden zijn, dan kan een ontslagaanvraag worden ingediend bij het UWV.
De meeste werkgevers geven er echter de voorkeur aan om de arbeidsovereenkomst te beëindigen in onderling overleg. Bereid hiertoe de (juridische) documentatie goed voor. Denk hierbij aan concept vaststellingsovereenkomsten, gesprekshandleidingen, bevestigingsbrieven, etc.
Ga het gesprek aan met de betreffende medewerkers één dag nadat de UWV ontslagaanvraag is ingediend en overhandig een concept vaststellingsovereenkomst. De meeste werknemers staan open voor een beëindiging van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden, als de voorwaarden daarvoor redelijk zijn. Het is ook niet ongebruikelijk om over die voorwaarden te onderhandelen. Bedenk dat een ontslag ingrijpend kan zijn en geef werknemers de tijd om (juridisch) advies in te winnen.
Voor werknemers die het beëindigingsvoorstel accepteren, kan de UWV ontslagaanvraag worden ingetrokken. Voor werknemers die daarmee niet akkoord gaan, kan die procedure worden voortgezet.
Tot slot: communicatie is key!
Werknemers zullen sneller geneigd zijn om met een beëindigingsvoorstel in te stemmen als zij begrijpen waarom de reorganisatie nodig is en welke processen zijn gevolgd.
Vergeet ook de communicatie aan de rest van de organisatie niet! Ook voor blijvende werknemers kunnen het moeilijke tijden zijn. Door samen te werken, open te communiceren en een duidelijke visie te behouden, kan de reorganisatie worden omgezet in een kans voor groei en vernieuwing.
Vraag tijdig juridisch advies!
Ons stappenplan voor reorganisaties leidt u stap voor stap door ingewikkelde reorganisatieprocessen. Interesse in het stappenplan voor reorganisaties? Stuur dan een e-mail aan info@penrose.law.
Realiseer u ook dat reorganisaties maatwerk vergen en dat voorkomen beter is dan genezen. Het is daarom verstandig om in een vroegtijdig stadium juridisch advies in te winnen. De arbeidsrecht advocaten van Penrose staan graag voor u klaar.
