Bij het afnemen of leveren van een IT-dienst is één gebeurtenis zeker: op een gegeven moment gaan partijen uit elkaar. De aanleiding hiervoor kan variëren: een leverancier wijzigt van strategie waardoor een softwareproduct of SaaS-dienst niet langer doorontwikkeld wordt en de klant naar een andere leverancier overstapt, een klant waarvan de behoefte is veranderd, of een van de partijen is niet langer tevreden over de prestaties van de andere partij.

Hoewel een IT-leverancier op grond van de zorgplicht niet ‘zomaar’ zijn medewerking aan een transitie kan weigeren, loont het voor beide partijen om vooraf contractuele afspraken te maken over een exit. In mijn praktijk zie ik regelmatig IT-contracten voorbij komen met de bepaling dat partijen (of de IT-leverancier) binnen een aantal maanden na het sluiten van de overeenkomst een exitplan dient op te leveren. Echter, in de meeste gevallen blijft het bij deze bepaling en wordt het exitplan helemaal niet opgesteld. Aangezien de kans bestaat dat na een opzegging of ontbinding van de overeenkomst de relatie tussen partijen bekoeld is, kan dit het onderhandelingsproces over redelijke voorwaarden in het kader van het exitplan in de weg staan. Daarom heeft het, zeker bij IT-diensten waarvan de continuïteit belangrijk is, de sterke voorkeur om vooraf – bij contractsluiting – het exitplan al op te stellen.

In dit blog geef ik een korte toelichting op de verschillende onderwerpen die in een exitplan opgenomen kunnen worden. Daarnaast vind je op onze downloadpagina een model met exitbepalingen voor IT-diensten dat kan worden gebruikt in een overeenkomst aangaande IT-dienstverlening.

Welke onderwerpen zijn relevant in een exitplan?

Prijs: Naast de afspraak dat partijen gehouden zijn om mee te werken aan een transitie, worden meestal ook prijsafspraken gemaakt. In sommige situaties volstaat het om af te spreken dat de opdrachtgever de kosten van de transitie betaalt en dat de leverancier dan geldende tarieven hanteert. In andere situaties is het passender dat de leverancier de eigen kosten voor zijn rekening neemt, of dat de kosten van de volledige exit voor rekening van de leverancier zijn als hij zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet nakomt.

Team en samenwerking: Een transitie is vaak een intensieve samenwerking tussen de oorspronkelijke IT-leverancier, de nieuwe IT-leverancier en de opdrachtgever. Daarom is het voor alle partijen van belang om afspraken te maken dat van iedere partij medewerkers met de juiste kennis en ervaring beschikbaar zijn gedurende de transitie. Dit voorkomt vertragingen en zorgt voor een soepel verloop van de overgang naar de nieuwe IT-leverancier.

Medewerking: In een exitplan is het van groot belang om de verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen zo concreet mogelijk vast te leggen, zodat tijdens de transitie de nadruk ligt op de uitvoering van de verschillende taken, in plaats van op het bepalen van de verantwoordelijkheden. Een voorbeeld hiervan is de overdracht van gegevens. Is het de IT-leverancier die verantwoordelijk is voor het aanleveren van een export? Zo ja, wie bepaalt dan het formaat van de export: de opdrachtgever, de nieuwe IT-leverancier of de oorspronkelijke IT-leverancier?  Daarnaast worden vaak ook operationele zaken, zoals het overdragen van contracten en het afronden van financiële verplichtingen, geregeld in een exitplan.

Planning: Zowel voor de IT-leverancier als voor de opdrachtgever is het cruciaal dat de doorlooptijd van de transitie zo kort mogelijk is en niet uitloopt. De opdrachtgever heeft de gegevens uit het oude systeem nodig om het nieuwe systeem te kunnen gebruiken en tegelijkertijd wil de bestaande IT-leverancier voorkomen dat door vertraging van de implementatiewerkzaamheden van het nieuwe systeem de transitiefase uitloopt. Door al vooraf in het concept exitplan  inzichtelijk te maken welke werkzaamheden bij een transitie moeten worden uitgevoerd, inclusief doorlooptijden en afhankelijkheden, kunnen alle betrokken partijen (de bestaande IT-leverancier, de nieuwe IT-leverancier en de opdrachtgever) zich zo goed mogelijk voorbereiden.

Veel implementatie- en migratieprojecten zijn complex en lopen uit in tijd en budget. Daarom is het belangrijk om ook afspraken te maken over een eventuele uitloop van de transitiefase. Het is aan te bevelen dat de opdrachtgever het recht heeft om de transitiefase te verlengen en dat de leverancier daarbij redelijke tarieven hanteert.

Opschortingsrecht: Tijdens een transitie is het vooral in het belang van de opdrachtgever dat de leverancier zijn verplichtingen die gelden onder het exitplan niet opschort, bijvoorbeeld omdat er nog een geschil is over eerdere facturen. Voor de leverancier is het opschortingsrecht echter een krachtig pressiemiddel. Gelet op het spanningsveld dat kan ontstaan tussen het opschortingsrecht enerzijds en de medewerkings-/zorgplicht anderzijds, lijkt het zaak om hier passende afspraken over te maken. Een voorbeeld kan zijn om een ‘getrapte’ regeling op te nemen waarin beschreven staat in welke specifieke situaties en/of na welke acties de IT-leverancier zijn transitiewerkzaamheden mag opschorten.

Conclusie

Een transitie van een IT-dienst kan complex zijn. In sommige situaties is het zinvol om reeds bij aanvang van de overeenkomst een gedetailleerd exitplan op te stellen en dit periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, of als de diensten wijzigen, bij te werken. Zo weten partijen wat er gedaan moet worden in geval van een exit en welke afspraken van toepassing zijn.

Een goed exitplan is alomvattend (end-to-end), realistisch/haalbaar, en bevat duidelijke stappen, verantwoordelijkheden en tijdslijnen voor alle betrokken partijen om een soepele transitie te waarborgen.

Download model exitplan IT-diensten van Penrose

Op de downloadpagina vind je een model met exitbepalingen voor IT-diensten die je kunt gebruiken in een eigen overeenkomst. Heb je vragen naar aanleiding van deze modelbepaling? Neem dan contact op met IT-advocaat Martijn Berk via m.berk@penrose.law of telefonisch 06-29575351 voor een vrijblijvende kennismaking.